Allévo - Op weg naar de ultieme BYOD organisatie met informatie op maat!

In 2012 heeft Allévo met behulp van Involvit haar twee websites én het intranet vervangen. Daarnaast heeft Allévo ook de eerste verkennende stappen gezet naar het worden van een echte BYOD (Bring Your Own Device) organisatie, door het in gebruik nemen van mobiele varianten van deze sites op basis van Mobile ConnectIt. Hierdoor hebben ook extramurale zorgmedewerkers toegang tot voor hen relevante informatie.

Partner in de Zorg

Allévo is een zorgorganisatie met een breed zorgaanbod waaronder thuiszorg, dieetadvisering en verpleeg- en verzorgingshuiszorg en heeft ca. 1.800 medewerkers. Allévo is werkzaam in de Zeeuwse gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beverland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland en Tholen.

“We noemen onszelf partner in de zorg, welzijn en wonen. De term Allévo, en daar zou ik voor willen staan, betekent letterlijk ondersteunen, verzachten en verlichten.” Zegt Eus van Dijk, Coördinator ICT en Bedrijfsbureau van Allévo

Allévo werkt cliëntgericht. Altijd op zoek naar de beste oplossing voor een zorgbehoefte. Wanneer de financiering van de zorg niet gedekt is door de wettelijke subsidies en regelingen kan er ook worden gekozen voor particuliere zorg. Deze particuliere zorg is nu al terug te vinden in diverse diensten zoals bijvoorbeeld professionele alarmopvolging. Eus van Dijk zegt hierover: “Er zijn vele diensten die we al leveren maar je ziet een verschuiving ontstaan naar meer particuliere zorg. Daar heeft Allévo op dit moment mee te maken als instelling en in toenemende mate in de toekomst!”

In de online communicatie van Allévo is dit ook al terug te vinden. Naast de corporatie website, www.allevo.nl, biedt Allévo voor deze veranderde vraag naar ondersteunende diensten, dit aan via de website www.allevoplus.nl.

Strategische ICT-plannen en beslissingen

Allévo zit momenteel middenin een groot aantal digitale veranderingen. In 2012 zijn de twee websites van Allévo én de intranetsite vervangen. De basis van deze websites zijn nu geïntegreerd in één omgeving, Web ConnectIt. Daarnaast zijn deze drie omgevingen ook als mobiele website beschikbaar. In 2014 staat de vervanging van het ERP systeem gepland.

“Een online strategie is nog niet uitgeschreven. Uiteraard werken we wel met een beleid en op ICT gebied is dit beleid weer uitgesplist op afdeling en specialisme en werken we met uitgeschreven jaarplannen. Hierin zijn ook de plannen van de vervanging van het CMS en het ERP systeem opgenomen.” Vertelt Eus van Dijk.

In de eerste instantie zijn de projecten voor de vervanging van het CMS en het ERP Systeem ontstaan uit noodzaak. De CMS leverancier liet weten de activiteiten van het CMS te stoppen en de leverancier van het ERP systeem is niet de partner gebleken die Allevo verwacht. Om deze redenen werd eerder op strategisch niveau besloten tot een noodzakelijke vervanging en daaruit is de business case ontstaan. “In een Programma van Eisen wordt de business case wel breder getrokken dan alleen de vervanging van een pakket.” zegt Eus van Dijk. Hierin wordt rekening gehouden met de huidige behoeftes en ontwikkelingen op online gebied.

“Er is in 2011 besloten om met een Elektronisch Cliënten Dossier te werken, met tablets en smartphones met apps. Om de toegankelijkheid van de websites dus ook voor dat soort devices beschikbaar te stellen hebben we er voor gekozen om niet alleen te vervangen maar ook te vernieuwen. In het geval van de website zijn we dus ook met de mobiele content-kant begonnen samen met Involvit.”

Toekomst en doorontwikkeling

Allévo wil haar cliënten, medewerkers en mantelzorgers uiteindelijk digitaal faciliteren met optimale informatie verstrekking, samenwerking en communicatie. Dit wil zij onder andere bereiken door informatie op maat aan te bieden, maar dit ook op alle bestaande en toekomstige devices te kunnen presenteren, van desktop tot smartphone, volgens het BYOD principe.

“Allévo heeft ook ideeën en plannen om data als (management) informatie te ontsluiten vanuit de nieuwe ERP omgeving om die uiteindelijk ook realtime ter beschikbaar te stellen aan medewerkers.” Gaat Eus van Dijk door. De initiële scope van het nieuwe ERP systeem is het vervangen van HRM, salaris en finance van het huidige ERP pakket. Maar in het Programma van Eisen zijn de bredere strategische plannen wel opgenomen. Daarin wordt bijvoorbeeld gesproken om specifieke informatie te ontsluiten via portals. De rol van het intranet zal daarmee mogelijk ook veranderen.

“Op dit moment is het intranet een één-richting informatieverstrekking. We hebben een schat aan informatie als we kijken naar performance indicatoren en key performance indicatoren die we kunnen ontsluiten richting medewerkers en leidinggevenden.” geeft Eus van Dijk aan. “Het zijn gegevens die we wel in de Back Office hebben maar die we momenteel niet kunnen ontsluiten via het intranet omdat dit niet geïntegreerd is. We hebben er met de noodzakelijke vervanging van het CMS bewust voor gekozen om die scope niet groter te maken dan noodzakelijk was en daarmee ook het project niet te groot te maken. Maar we hebben de doorontwikkeling van het intranet dus wel daarin meegenomen.”

Voor in de toekomst is de wens dat zowel het intranet als het internet veel interactiever worden. Het gaat er daarbij niet alleen om dat informatie op een goede en duidelijke wijze aan de bezoeker wordt gepresenteerd, maar dat je, wanneer je interactie met de bezoeker aan wilt gaan, dit ook mogelijk is.

Mobiel internet en intranet

In 2012 heeft Allévo niet alleen de websites en het intranet vervangen maar ook het mobiele internet én intranet in gebruik genomen. Eind 2012 en begin 2013 is Allévo gaan werken met smartphones en tablets. Dit heeft, in combinatie met het mobiele intranet een grote verandering opgeleverd voor de medewerkers die extramuraal werken.

Eus van Dijk: “Deze medewerkers hadden niets anders dan een mobiele telefoon en een papieren dossier. Dus leek dit een redelijk eenvoudige vergroting van de scope op het moment dat we parallel het Content Management Systeem gingen vervangen en dat is ook wel gebleken. Daarnaast heeft Allevo er op strategisch niveau voor gekozen om de werkwijze ‘Bring Your Own Device’ te gaan ondersteunen. Doordat we hiermee medewerkers de gelegenheid bieden om hun eigen mobiele devices mee te brengen en daarmee op het draadloos internet van Allévo kunnen, ontstaat er dus ook extra gebruik van de mobiele versies.”

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van BYOD (bring your own device) heeft een organisatie niet alleen met de bezoekers van de websites, maar ook met de eigen medewerkers op het intranet te maken met het gebruik van veel verschillende devices. Dit kunnen verschillende desktops zijn met diverse browsers, maar ook een breed assortiment aan mobile devices en besturingssystemen. Op basis van het programma van eisen is gekozen voor Mobile ConnectIt, het mobiele platform van Involvit. Binnen Mobile ConnectIt zijn de aansluitingen met alle verschillende devices ondervangen, waardoor er geen onderscheid meer gemaakt hoeft te worden voor aansturing van Desktops, iPhone, Android of andere smartphones, een iPad of een andere tablets.

De andere verandering voor de medewerkers van Allévo met het mobiele intranet is dat ze nu vanaf de company smartphone of tablet toegang hebben tot het Elektronisch Cliënten Dossier. Doordat de in gebruik name van de mobiele site gelijk is gevallen met de ontvangst van het mobile device, is het voor de medewerkers niet eens opgevallen dat ze in een andere omgeving zitten. Maar dat ze sinds het gebruik van het mobiele device opeens veel meer digitale mogelijkheden hebben is een hele sprong vooruit.

“De medewerkers kunnen nu via hun Smartphone het dossier van de betreffende klant benaderen voor alle noodzakelijke basisgegevens. Daarnaast kunnen ze zelf middels de app ook scores ingeven en informatie rapporteren op hun Smartphone.” Vertelt Eus van Dijk.

Samenwerking met Involvit als partner voor het CMS

Eus van Dijk is erg te spreken over het verloopt van het Content Management Project: “Ik heb de samenwerking ervaren als open, eerlijk, direct, no nonsense. Heel prettig in de omgang, flexibel in de uitvoering en planning. Verder vind ik de medewerkers van Involvit slagvaardig en wat voor mij ook belangrijk was, is dat alles projectmatig en planmatig prima op orde was”.

Samenvattend: “Involvit is een partner in plaats van een leverancier.” De conclusie is dat Allévo zeer tevreden is over het proces en zeer tevreden over het product.