Reclassering Nederland, verbinden en samenwerken met het Digiplein

Reclassering Nederland telt 2.500 medewerkers die zich dagelijks inzetten voor een veiligere samenleving. Ze werken verspreid over heel Nederland waardoor een goed intern communicatieplatform van belang is. Om kennis te delen, verbindingen te leggen en betrokkenheid te creëren. Daarom lanceerde de reclassering medio 2017 een nieuw intranet, ‘Het Digiplein’ welke is gebouwd door Involvit met van haar adaptive web-framework WebCit op basis van Umbraco CMS. Lotte Lever, communicatieadviseur bij Reclassering Nederland, gaat met ons in gesprek over de doelstellingen en totstandkoming van deze nieuwe online werkplek voor haar collega’s.

Reclassering Nederland is een landelijke organisatie met een hoofdkantoor in Utrecht, 5 regiokantoren en 17 overige locaties door het hele land. “Aangezien wij over het hele land verspreid zijn, maar we één organisatie zijn, één merk, is het belangrijk dat we onderling verbonden met elkaar blijven en kennis blijven uitwisselen,” vertelt Lotte. “Daarnaast  werken wij nauw samen met de andere twee reclasseringsorganisatie in Nederland: Stichting Verslavingsreclassering GGZ en het Leger des Heils en jeugdbescherming. Wij zijn drie losstaande organisaties, maar hebben gedeeld beleid en daarom is samenwerken essentieel.” 

De organisatie heeft een aantal  duidelijke pijlers in de interne online strategie opgenomen; verbinden en kennisdelen. “En daarnaast willen wij onze reputatie als dé reclasseringsexpert van Nederland verder versterken," vult Lotte aan. 

Online communicatiestrategie naar de interne doelgroep  

Het afgelopen jaar heeft Reclassering Nederland haar focus met name gelegd op de interne online communicatiestrategie. De focus op haar eigen medewerkers dus.

Lotte: “Verbinden en kennis delen komt in de online strategie tot stand door het ondersteunen van samenwerken, transparant werken, verbindingen leggen tussen regio’s, teams, medewerkers. Om elkaars kennis en ervaring optimaal te kunnen vinden en de cohesie te borgen. We willen daarmee toewerken naar een lerende organisatie en naar het bevorderen en stimuleren van de zelfstandige professional.” 

Online samenwerken en kennis delen met het ‘Digiplein’ 

Om deze pijlers naar een werkbaar proces te vertalen heeft de organisatie samen met het bureau Mixit, een online omgeving laten ontwikkelen waar alle medewerkers hun kennis kunnen halen en brengen. Ook kunnen ze er met elkaar in verbinding komen. Deze online omgeving heeft geresulteerd in ‘Het Digiplein’. 

"Wij maakten al gebruik van een intranetomgeving, maar deze was inmiddels alweer 7 jaar oud. In die tijd was het intranet best vooruitstrevend, maar inmiddels voldeden de functionaliteiten niet meer om invulling te geven aan onze eisen en wensen," zegt Lotte. 

“Het nieuwe Digiplein moest gebruiksvriendelijk zijn. Het moest ondersteunend zijn aan het dagelijks werk en helpen om de collega’s onderling ook online bij elkaar te brengen. Om hiertoe te komen zijn wij een uitgebreid gebruikersonderzoek gestart en hebben wij de uiteindelijke gebruikers door het hele ontwikkelproces heen betrokken om ervoor te zorgen dat het Digiplein echt voldoet aan de hun behoeftes.” 

Internetbureau Involvit heeft vervolgens in nauwe samenwerking met Reclassering de technische realisatie van het Digiplein voor haar rekening genomen. De omgeving is gebouwd met WebCit, een adaptive web-framework dat Involvit heeft ontwikkeld op basis van het CMS Umbraco.

Nieuw intranet met behulp van Agile Scrum 

De nieuwe omgeving is gerealiseerd vanuit de Agile Scrum methode. Dit houdt in dat het project in kleine sprints is opgeknipt waardoor er een aantal tussentijdse opleveringen zijn geweest. Hierdoor werd er tijdens en na iedere sprint gekeken  hoe het ging en of het oorspronkelijke functioneel ontwerp door nieuwe inzichten moest worden bijgesteld. Ook zijn deze momenten gebruikt om tussentijds de medewerkers te betrekken en feedback op te halen.

Deze werkwijze is Lotte goed bevallen: “De gehanteerde werkwijze in korte sprintjes werkt goed voor ons. Dat zijn we met een andere partij waarmee we samenwerken in een later stadium ook gaan doen, doordat we merkten dat dit goed werkt. Hierdoor hebben wij veel meer grip en controle op het project gehad dan bij het traject van het vorige intranet. Daar is er te veel in een keer gekomen, waardoor er geen overzicht meer was op detailniveau.” 

De adoptie van het nieuwe intranet 

Het vorige intranet is volgens de watervalmethode ontwikkeld. De omgeving bevatte vanaf het begin al bijna alle functionaliteiten en alles werd in de eerste fase gerealiseerd. Hierdoor heeft de inbedding van het intranet in de organisatie een heel grote impact had. “Daar hebben we voor dit project lering uit getrokken,” aldus Lotte. “We hebben al in een vroeg stadium van het project een extern adviseur aangetrokken om mee te kijken bij het vooronderzoek, de realisatie en de adoptiefase.”  

Daarnaast heeft Reclassering vanaf dag één haar medewerkers betrokken bij het project. Er zijn tussentijds presentaties gehouden en er werd zo veel mogelijk capaciteit binnen de organisatie vrijgemaakt om collega’s enthousiast te maken voor het Digiplein. “Per locatie van Reclassering Nederland werd een koploper actief. Zij kregen tussentijds de testomgeving te zien zodat zij zich op hun rol konden voorbereiden. Bovendien konden ze ons zo tijdens de ontwikkeling van feedback voorzien. Daarnaast hebben we intern een hoop lobbywerk verricht. We hebben een stuurgroep opgericht, aandacht aan de ‘governance’ besteed en we zijn in de regio’s langs geweest. Daarnaast hebben we middelen als een aftel-app op het oude intranet gezet en posters met informatie over de livegang opgehangen. Op die manier hebben we goed kunnen uitleggen waarom we dit Digiplein ontwikkelen en wat we ermee willen bereiken: een interactief kennis én communicatieplatform.”  

Werken met Het Digiplein 

Het Digiplein wordt nu al een aantal maanden gebruikt. “Al vanaf de eerste periode na livegang zie je dat Het Digiplein het zoeken naar verbinding en het kennis delen absoluut stimuleert. Een andere belangrijke doestelling was het vergroten van het overzicht en de vindbaarheid van informatie en dat is ook gelukt. Nu mensen al even met de omgeving werken krijg ik de feedback dat het echt een verbetering is”.  

De community manager doet momenteel een rondgang bij de koplopers. “Die krijgt ook te horen dat ze tevreden zijn. De ‘stel een vraag’-functionaliteit is omgezet naar een ‘laatst gedeeld’-overzicht. Medewerkers kunnen daarin naast het stellen van vragen aan elkaar, ook laagdrempelig hun eigen laatste nieuwtjes delen. En daar wordt nu echt inhoudelijk gebruik van gemaakt. Je merkt daardoor wat er leeft in de organisatie en dat is voor ons heel waardevol.”  

De eerste geluiden over Het Digiplein zijn dus positief. Maar Lotte weet ook dat dit nog wel in perspectief gezien moet worden. Want waar het intranet voor de afdeling Media en Communicatie zo ongeveer het belangrijkste project van het jaar was, is dit voor een medewerker vooral een tool die ondersteunend is aan zijn of haar primaire werk: reclasseren.  

Doorontwikkelen naar dé verbindende tool

Reclassering Nederland wil er wel naartoe werken dat het intranet dé verbindende tool wordt waarmee de medewerkers hun werk doen. Maar Lotte realiseert zich ook dat het Digiplein dan echt nog verder ontwikkeld moet worden. “We zijn nu met de tweede fase bezig. Daarin zien we dat de groepenfunctionaliteit een belangrijk onderdeel is. Het op één overzichtelijke plek delen van inhoudelijke discussies, ideeën en documenten is hierin een voorbeeld waar binnen de organisatie veel behoefte aan is. Bij volgende releases bepalen we de ontwikkeling mede op basis van de input van de gebruikers. Die weten immers het beste wat er nog ontbreekt.”

De volgende doorontwikkeling is dat er een kennisbank aan het Digiplein wordt gekoppeld. Deze kennisbank wordt 3RO breed ontwikkeld en gaat dé plaats zijn waarin alle kennis en ervaring binnen de drie organisaties wordt gebundeld en op een intuïtieve manier wordt ontsloten.

Samenwerking met internetbureau Involvit 

Zoals eerder al aangegeven heeft internetbureau Involvit de technische realisatie van het Digiplein voor haar rekening genomen met het adaptive web-framework WebCit op basis van het CMS Umbraco.

Lotte is blij met de samenwerking met Involvit. “Involvit is een relatief klein bedrijf en de lijnen zijn kort. Hierdoor merk je dat de betrokkenheid erg hoog is en dat vind ik prettig in een samenwerking. En ook de kwaliteit van het werk is goed. Als ze iets opleveren werkt het over het algemeen ook meteen goed," legt Lotte uit. “Er zijn tijdens de livegang nauwelijks bugs geweest en dat vind ik echt een compliment waard. Als ik dat vergelijk met 7 jaar geleden, toen we met het vorige intranet live gingen, was dit echt een rustige livegang.”